Het correct opstellen van een factuur is erg belangrijk zowel voor jou als ondernemer, voor je klanten en natuurlijk voor de belastingdienst. Vaak wordt er te laat betaald door klanten omdat de factuur fouten of onduidelijkheden bevat. Voorkom dit soort fouten en zorg dat je facturen op tijd betaald worden. Hieronder een aantal adviezen om een hoop ellende te voorkomen.
Eisen Belastingdienst
Laten we beginnen met de eisen die de belastingdienst stelt aan een factuur. Hieronder een opsomming van de eisen aan factuur;
• Volledige naam en adres van je onderneming. Let op bij een postadres dat je ook het vestigingsadres van je bedrijf vermeld op de factuur
• Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel.
• BTW nummer, als de btw verlegd wordt naar de klant ook het btw-nummer van de klant.
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten.
• Prijzen van de geleverde goederen en/of diensten exclusief btw.
• BTW tarief
• Vermeld altijd een betaaltermijn op je factuur, dit bespaart een hoop ellende achteraf.
Klantvriendelijk factureren
Naast de inhoud van de factuur is ook de vormgeving van de factuur ook een belangrijk punt wat niet vergeten mag worden. De factuur moet een duidelijke opbouw hebben, de klant moet in 1 oogopslag zien wat er van hem verwacht wordt. Specificeer daarom altijd de kostenposten denk hierbij aan bijvoorbeeld voorrijkosten, milieukosten en arbeidskosten. Zie voorbeeld factuur;
Bewaarplicht facturen
Voor de belastingdienst geld een bewaarplicht van zeven jaren op al het papierwerk voor je omzet, inkomsten en vennootschapsbelasting. Je verstuurde en ontvangen facturen vallen hier ook onder. Facturen over onroerende zaken ben je verplicht om tien jaar te bewaren.
Een andere eis van de belastingdienst is dat je facturen bewaart in de vorm waarin je ze hebt gestuurd of ontvangen, dus papieren facturen bewaar je op papier en digitale facturen op de computer.
SOCIAL MEDIA