Je hebt een offerte aanvraag ontvangen of je hebt een contact gelegd tijdens een netwerk borrel en mocht naar aanleiding van een goed gesprek een offerte uitbrengen. Offertes opstellen zijn essentieel in de dienstverlening en maken óf breken een belangrijke deal. Er zijn vele aspecten die aan de orde komen bij het opstellen van een offerte.

Voorbereiding offerte

Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is uitermate belangrijk om voldoende input te krijgen van je potentiële opdrachtgever om een passende offerte op te stellen. Persoonlijk geven wij er de voorkeur aan om face to face de wensen van de potentiele opdrachtgever door te nemen. Met name prijs is een belangrijke factor, zit je te hoog dan kun je iemand tegen het scheenbeen trappen, zet je te laag in zal je niet serieus genomen worden. Levertijd is uiteraard ook van een belang, vraag wanneer er geleverd dient te worden, past dit binnen jullie capaciteit en planning?

Opmaak en inhoud van de offerte

Offertes dienen de identiteit van je onderneming te communiceren, gebruik daarom briefpapier voorzien van je logo & huisstijl. Beperk je niet enkel tot de te leveren producten of diensten met daarbij behorend de prijzen en uren. Gebruik een persoonlijk aanhef en leidt de offerte in, verwijs bijvoorbeeld naar het eerder gevoerde oriënterende gesprek en motiveer alvast hoe je tot de inhoud en prijsstelling van de offerte bent gekomen. Vergeet niet een verloop datum te vermelden op de offerte, de inhoud en prijsstelling kan namelijk aanzienlijk wijzigen naar mate de tijd voortschrijd. Voeg algemene voorwaarden toe aan de offerte, dan weet de potentiele opdrachtgever meteen welke randvoorwaarden er kleven aan je offerte.

Offerte opvolgen

Spontane aanvragen voor offertes zijn in deze tijd een uitzondering, evenmin de spontane reacties en ondertekende offerte naar aanleiding van een offerte die je hebt opgesteld. Zonder opvolging blijft een order vaak uit, volg een offerte op door even te bellen of persoonlijk langs te gaan. Volg een offerte niet te snel op, dit kan storend overkomen en kan insinueren dat je te weinig werk om handen hebt. Ga af op je intuïtie en bepaal het juiste moment van opvolging en tik die order binnen!